FAQ zum besonderen elektronischen
Anwaltspostfach (beA)

Nachfolgend finden Sie diverse Informationen rund um das Thema beA. Bei Fragen stehen wir Berater der STP Consulting GmbH Ihnen gerne unter den Kontaktdaten auf der Homepage gerne zur Verfügung.

 

 

 

Was ist beA?

beA ist das besondere elektronische Anwaltspostfach, welches auf Basis gesetzlicher Bestimmungen seitens der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) eingerichtet wird.

Die BRAK stellt hierfür eine technische Plattform zur Verfügung, die alle Postfächer aller Anwälte beinhaltet.

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Wann kommt beA?

Der Zeitplan sieht laut BRAK wie folgt aus:

Stufe 1

Stufe 2

Stufe 3

Stufe 4

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Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es?

Gesetzliche Vorgabe finden sich u. a. in:

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Wer kommuniziert darüber und ab wann?

Am elektronischen Rechtsverkehr nehmen teil:

Der zeitliche Ablauf ist im Punkt "Wann kommt beA?" beschrieben.

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Welche Dokumente werden darüber verschickt?

Es sollen über das beA (unter Berücksichtigung des Zeitplans zur Einführung) alle Dokumente verschickt werden, die zwischen:

versendet werden.
Dies bedeutet, dass dann die gesamte Post, die jetzt per Post, Gerichtspostfach oder Boten an Anwälte oder Gerichte verschickt werden, über beA verschickt werden muss spätestens ab dem 01.01.2022.
Für Insolvenzverwalter: dies bedeutet, dass alle Tabellen inkl. aller  Forderungsanmeldungen und der Belege gescannt und in elektronischer Form an das Insolvenzgericht verschickt werden.

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Warum muss ich als Anwalt mit beA arbeiten?

Nach einer Aussage der BRAK gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Nutzung des beA zum 01.01.2016.

Die BRAK empfiehlt aber trotzdem, die für die Erstregistrierung erforderliche beA-Karte rechtzeitig zu bestellen, damit die Gefahr haftungsrechtlicher Konsequenzen durch das Verpassen relevanter Post vermieden wird.

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Was macht die BRAK dabei?

Die BRAK sorgt für alle Anwälte für die Einrichtung der Postfächer zum 29.09.2016.

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Solange die Erstregistrierung nicht erfolgt ist, kann mir keiner etwas schicken?

Nein! Das Postfach ist ab Freigabe des Webclients durch die BRAK in 2016 für alle Anwälte sichtbar und damit können Ihnen Dokumente zugestellt werden. Dies ist unabhängig davon, ob die Erstregistrierung durchgeführt wurde oder nicht.

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Wie erfährt man die Adressen anderer Anwälte oder Gerichte?

Diese sind in einem zentralen Adressbuch in beA hinterlegt.

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Wie erfährt man, welche Gerichte am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen?

Unter diesem Link können Sie einsehen, welche Gerichte derzeit an EGVP teilnehmen. Diese Seite wird es auch später für beA geben.

http://www.egvp.de/gerichte/index.php

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Was sollte der Anwalt sofort machen?

Jeder Anwalt sollte mittels der ihm zugeschickten PIN der BRAK seine Zugangskarten (mindestens die beA-Karte Basis für die Erstregistrierung) über die Seite der Bundesnotarkammer https://bea.bnotk.de bestellen. Die rechtzeitige Bestellung der beA-Karte ist die Grundvoraussetzung, damit der Zugriff auf das Postfach am Starttermin gewährleistet werden kann.

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Gibt es ein Kanzleipostfach?

Nein, das beA ist an den einzelnen, in Deutschland zugelassenen Anwalt gekoppelt. Dies ist eine gesetzliche Vorgabe. Diese Koppelung ist auch unabhängig von der Kanzleiorganisation und der Rechtsform. Auch eine Weiterleitung aller Nachrichten an ein anderes Postfach ist nicht möglich. Bei Zugehörigkeit zu mehreren Kanzleien gibt es trotzdem (wegen der Koppelung an den Anwalt) nur ein Postfach.

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Erlischt das beA?

Ja, mit Verlust oder Rückgabe der Zulassung, wird das Postfach durch die BRAK gesperrt bzw. gelöscht.

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Wie kann ich auf das beA zugreifen?

Zugriff erfolgt über

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Wer hat wie Zugang zum Postfach?

Das kann jeder Anwalt selber festlegen. Es gibt für die Nutzung des Postfachs über den webclient der BRAK ein Vertretungssystem und ein Benutzerrollensystem für Mitarbeiter.
Jeder Anwalt kann festlegen, welcher Anwalt ihn vertritt und dies entsprechend auf dem webclient einrichten. Eine dauerhaft Weiterleitung aller Nachrichten an ein anderes Postfach ist nicht möglich.

Ähnliches gilt für die Mitarbeiter und deren Zugriffsmöglichkeiten. Dieses wir über die Mitarbeiter-Chipkarte oder das Mitarbeiterzertifikat gelöst. Beides kann auch über https://bea.bnotk.de/ bestellt werden.

Für die unterschiedlichen Softwarelösungen gibt es auch unterschiedliche Vorgehensweisen, die Ihnen von den Herstellern mitgeteilt bzw. geschult werden.

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Was muss dafür in der Kanzlei organisiert werden?

Es muss festgelegt werden, wer

Diese Organisation ist ggf. aufwendig, da der komplette Prozess des Posteingangs, der Signatur und des Postausgangs hinterfragt und geregelt werden müssen. Andernfalls ergeben sich unter Umständen Probleme bei der Zustellung, die Haftungsfragen aufwerfen könnten.

Zudem steht langfristig die Entscheidung an, ein Dokumentenmanagementsystem zu verwenden, damit die unternehmerischen Kosten nicht steigen durch ein Parallel-System.

Hier steht Ihnen die STP Consulting gerne zur Verfügung.

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Voraussetzung für zu verschickende Dokumente

Die Dokumente müssen vom Anwalt signiert sein.

Werden mehrere Dokumente, die zusammengehören, verschickt, muss mindestens eines davon signiert sein.

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Ab wann werden Empfangsbekenntnisse verschickt?

Ab dem 01.01.2018.

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Wie wird unterschrieben?

Es muss nicht mehr unterschrieben werden. Dafür ist die qualifizierte elektronische Signaturkarte vorgesehen.

Diese sollte immer nur im Besitz des jeweiligen Anwaltes sein und aus Haftungsgründen nicht weitergegeben werden.

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Was ist mit EGVP?

EGVP stellt den Support zum 01.04.2016 ein und zum 01.10.2016 wird EGVP bundesweit abgeschaltet.

 

Dies bedeutet (spätestens ab dem 01.10.2016):

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Und dann?

Dann ist zu erwarten, dass die Gerichte, die jetzt schon EGVP nutzen, umgehend auf den elektronischen Rechtsverkehr umstellen werden.

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Gelten die Karten / Zugänge von EGVP für beA?

Jein. Der Zugang kann nicht umgestellt werden. Es muss für jeden Anwalt eine Registrierung bei beA erfolgen.

Aber Kartenlesegeräte nach Stufe 3 (also mit PIN-Pad) können weiterhin benutzt werden und bereits angeschaffte Signaturkarten auch.

Zusätzlich ist aber die Karte der BRAK für die Anmeldung bei beA notwendig.

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Was passiert, wenn Post nicht abgeholt wird?

Dann versäumen Sie ggf. eine Frist und haben eine Haftungsproblematik.

Derzeit überlegt die BRAK, ob die Dokumente nach einer bestimmten Zeit sogar gelöscht werden.

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Lagere ich meine Dokumente dann immer in beA?

Nein, es ist nur Ihr „Briefkasten“. Die Dokumente müssen dort herausgeholt werden.

Hier ist eine Entscheidung notwendig, wie weiter mit den Dokumenten umgegangen werden soll, also ausdrucken und in die Papierakte ablegen oder in ein Dokumentenmanagementsystem übergeben.

Bei der Umsetzung der organisatorischen Prozesse steht Ihnen die STP Consulting gerne zur Verfügung.

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Was passiert, wenn das zuständiges Gericht Dokumente per beA haben möchte?

Dann müssen Sie die Unterlagen an dieses Gericht per beA verschicken.

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Was für Signaturkarten können verwendet werden?

Die BRK bietet folgende Signaturkarten an

Wenn Sie schon eine Signaturkarte haben, die den Anforderungen für eine qualifizierte Signatur genügt, dann müssen Sie nur die beA-Karte Basis bestellen, damit Sie sich am Postfach registrieren und täglich anmelden können.

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Was muss man bei Kartelesegeräten beachten?

Das kommt darauf an, wie Ihre technischen Voraussetzungen in der Kanzlei sind. Hier können keine allgemeine Empfehlungen getroffen werden.

Alle Kartenlesegeräte, die die Zulassung für Gruppe 3 haben, können benutzt werden für die qualifizierte elektronische Signatur.

Vor der Anschaffung ist zu prüfen, ob Sie ggf. besondere Geräte benötigen, die für Terminalserverlösungen geeignet sind. Deshalb sollten bei der Anschaffung vorher mit Ihrer IT Kontakt aufnehmen.

Die BRAK empfiehlt auf ihrer Seite folgende Kartenlesegeräte, die alle terminalserverfähig sind und Treiber für unterschiedliche Betriebssysteme haben:

Auch das Gerät Reiner SCT cyberJack RFID standard ist geeignet für Terminalserverlösungen.

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Was für Signaturprogramme können verwendet werden?

Ein Signaturprogramm dient zur Erzeugung von qualifizierten elektronischen Signaturen (qeS). Unter dem unten stehenden Link finden Sie den kompletten Verzeichnisdienst der Bundesnetzagentur:

http://www.nrca-ds.de/

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Wie gut muss die Internetverbindung sein?

Mindestens 2 MBit/sec. Optimal 6 MBit/sec.

Dies ist nur ein Vorschlag. Je nach Anzahl der Mitarbeiter in der Kanzlei können größere Volumen notwendig sein. 

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Welche Dateiformate können verschickt werden?

Für die Kommunikation mit der Justiz sehen die entsprechenden Verordnungen der Länder bestimmte Dateiformate vor.

Das beA selbst schränkt die versendbaren Dateiformate nicht ein. Allerdings werden beim Hochladen bestimmter kritischer Formate (Schadsoftware), wie z.B. *.exe, *.com, *.bat, *.cmd, *.Ink im beA Warnmeldungen ausgegeben.

Alle Dateien werden auf dem Computer des Absenders automatisch ver- und erst wieder beim Empfänger entschlüsselt.

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Wie groß dürfen die Anhänge sein?

Das beA selbst sieht keine Volumenbegrenzung für Nachrichten vor. Allerdings wird von Seiten der Justiz nur ein bestimmtes Datenvolumen akzeptiert. Dieses liegt aktuell bei maximal 100 Anhängen pro Nachricht, die insgesamt 30 MB umfassen dürfen.

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Wie erfolgt der Nachweis des Versandes an einen Kollegen?

Bei einer Nachricht innerhalb des beA-Systems, also von Anwalt zu Anwalt, werden die Sende- und Empfangsinformationen in den jeweiligen Journalen im beA gespeichert.

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Ist eine Weiterleitung der Daten an den Mandanten möglich?

Nein, dies ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. In beA erfolgt eine sog. End-to-End-Verschlüsselung.

Zudem kann nur in über beA mit dem darin hinterlegten Personenkreis kommuniziert werden.

Die Nachrichten und Anhänge können aber exportiert und dann weitergeleitet werden.

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Kann ein Zugriff auch über mobile Geräte erfolgen?

Nein, dies ist in der ersten Stufe der Umsetzung nicht möglich. Es fehlt die Anbindung an das Kartenlesegerät.

Die Planung beinhaltet jedoch eine solche Nutzung.

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Datenschutz

Die Server der BRAK stehen in Deutschland und unterliegen damit dem deutschen Datenschutzrecht.

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Datensicherheit

Die Server der BRAK sind mit einer 256-BIT-Verschlüsselung gesichert.

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Wer finanziert beA?

Alle Anwälte über eine Erhöhung des Kammerbeitrages.

Für die Entwicklung des beA und die Bereitstellung der technischen Voraussetzungen erhebt die BRAK für die Jahre 2014 und 2015 zusammen einen Beitrag von 63 Euro pro Rechtsanwalt, der 2015 von den Rechtsanwaltskammern mit dem normalen Kammerbeitrag eingezogen wird.

Die Kammern finanzieren diesen Beitrag unterschiedlich . Hier werden teilweise eine Erhöhung der Mitgliedsbeiträge, teilweise eine Umlage und teilweise ein Rückgriff auf das Vermögen der jeweiligen Kammer zum Tragen kommen.

Die Beschlüsse werden in den jeweiligen Kammerversammlungen durch die Mitglieder gefasst. Über die Beitragshöhe in den Folgejahren entscheiden die Rechtsanwaltskammern voraussichtlich im Frühjahr 2016.

 

Die beA-Karte Basis kostet 29,90 EUR zzgl. USt.

Die beA-Karte Signatur kostet 49,90 EUR zzgl. USt.

Die Mitarbeiter-Chipkarte kostet 12,90 EUR zzgl. USt.

Das Zertifikat für Mitarbeiter kostet 4,90 EUR zzgl. USt.


Dazu kommen die Kosten für die Kartenlesegeräte.

Es können zudem individuelle Folgekosten durch die Anpassung der Arbeitsabläufe an eine digitale Aktenführung, z.B. Lizenzkosten für zusätzliche Arbeitsplätze der genutzten Kanzleisoftware, Hardwarekosten, Erhöhung des Internetzugang, Schulungskosten entstehen.

Im Gegenzug werden z.B. Porto- und Papier-/Tonerkosten, Kosten für Büromaterial etc. eingespart.

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Rechnet sich das für den Anwalt?

Ja, wenn beA umfassend genutzt wird, dann rechnet sich das für jede Kanzlei, die eine regelmäßige Kommunikation mit anderen Anwälten und Gerichten hat, da das Porto wegfällt.

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Langfristige Planung der Kanzlei

Langfristig sollten Sie sich entscheiden, ob die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem sich für Ihre Kanzlei rechnet.

Wenn Dokumente nach Einführung von beA ausgedruckt werden, dann erfolgt das zu Ihren Lasten, denn die Ressourcen dafür kommen aus Ihrem Haus und führt zu einer Steigerung der unternehmerischen Kosten.

Hier sollten Sie für eine langfristige Planung und die Umstellung auf ein elektronisches Büro Beratung i Anspruch nehmen.

Wir von der STP Consulting sind spezialisiert auf die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und die Optimierung der damit verbundenen Arbeitsabläufe.

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Stand der FAQ:          12.04.2016

Herausgeber:             STP Consulting GmbH