FAQ zum besonderen elektronischen
Anwaltspostfach (beA)

 

Nachfolgend finden Sie diverse Informationen rund um das Thema beA, die auch die aktuellen Ereignisse beinhalten, soweit uns eine Beantwortung dieser Fragestellungen möglich ist. Bei weiteren Fragen stehen wir Berater der STP AG (Bereich Consulting & Training | Professional Services) Ihnen gerne unter den Kontaktdaten auf der Homepage zur Verfügung.

 

 

 

Was ist beA?

beA ist das besondere elektronische Anwaltspostfach, welches auf Basis gesetzlicher Bestimmungen seitens der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) eingerichtet wird.

Die BRAK stellt hierfür eine technische Plattform zur Verfügung, die alle Postfächer aller Anwälte beinhaltet.

Das beA sollte mit der passiven Nutzungspflicht der Anwälte zum 01.01.2018 online gehen, wurde jedoch am 23.12.2017 aus sicherheitstechnischen Gründen offline geschaltet. Nach mehr als einem Jahr Testbetrieb ist es derzeit nicht möglich, die Postfächer aufzurufen oder darüber Dokumente zu verschicken.

Fraglich ist derzeit, wann das beA wieder online gehen kann und was mit den Dokumenten passiert, die noch im beA lagern, ohne dass sie abgerufen wurden.

Weitere rechtliche Fragen, wie z. B. die Möglichkeit der Zustellung eines digitalen Dokumentes an einen Anwalt ( § 174 Abs. 3 S. 1 ZPO) und wie der einzelne Anwalt damit seit dem 01.01.2018 umgehen muss, sind derzeit ungeklärt.

 

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Wann kommt beA?

beA war bereits seit Ende 2016 im Testbetrieb und ist derzeit offline!

 

Die BRAK hat das beA am 23.12.2017 auch sicherheitstechnischen Gründen offline gestellt, da die Betreibung nicht den Sicherheitsbestimmungen entsprach.

Wann das beA wieder online geht, ist derzeit unbekannt. Da die Sicherheitsmängel nach den Aussagen der BRAK erheblich sein müssen, ist mit einer kurzfristigen Lösung wahrscheinlich nicht zu rechnen. Hierzu halten wir Sie aber auf dem Laufenden.

 

Der ursprüngliche Zeitplan sah laut BRAK wie folgt aus:

Stufe 1

Stufe 2

Stufe 3

Stufe 4

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Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es rund um das beA bzw. dem elektronischen Rechtsverkehr?

Gesetzliche Vorgabe finden sich u. a. in:
(ohne Gewähr auf Vollständigkeit)

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Wer kommuniziert im elektronischen Rechtsverkehr miteinander und ab wann?

Das beA ist Teil der seit Jahren bestehenden EGVP-Kommunikationsinfrastruktur. Die Sichtbarkeit und damit die Möglichkeit zum Austausch von Nachrichten, wird über Rollen gesteuert. Rechtsanwälte können demnach über ihre beA-Postfächer kommunizieren mit:

 

Der zeitliche Ablauf ist im Punkt "Wann kommt beA?" beschrieben.

 

Gerichte

Das ERV-Gesetz sieht vor, dass bis zum 01.01.2018, spätestens aber zum 1. Januar 2020 alle

 

am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen und damit über das beA erreichbar sein werden.

Die Bundesgerichte sindschon seit einigen Jahren elektronisch erreichbar.

 

Auf Länderebene erfolgt die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs nach und nach.

 

Für die Strafgerichtsbarkeit hat das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs entsprechende Vorschriften für das Strafverfahren ergänzt. Bisher ist die Einbeziehung der Verfassungsgerichtsbarkeit in den elektronischen Rechtsverkehr nicht vorgesehen.

 

Rechtsanwälte

Alle Rechtsanwälte können über das beA Kollegen Nachrichten senden und sind zugleich auf diesem Weg erreichbar. Bis beA zur Verfügung steht, müssen andere Wege gefunden werden, auch elektronisch mit den Gerichten zu kommunizieren, z. B. über EGVP, welches mindestens bis Mai 2018 zur Verfügung steht.

ACHTUNG: Seit dem 01.01.2018 gelten die Vorschriften der ERVV. Danach dürfen Anlagen zu elektronischen Schriftsätzen nur noch als pdf versendet werden (§ 2 I ERVV). Zudem sind Containersignaturen unzulässig.
Die Signaturfunktion des EGVP-Clients bringt aber gerade solche Containersignaturen an. Im Anwendungsbereich der ERVV müssen Sie daher qualifizierte Signaturen mit einer externen Signaturanwendung anbringen!

 

Behörden

Zahlreiche Behörden nehmen am elektronischen Rechtsverkehr teil und können über das beA erreicht werden.

 

Notare

Aufgrund § 78n BNotO erhalten Notare zum 01.01.2018 ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN), welches dieselbe verfahrensrechtliche Qualität (vgl. § 130a Abs. 4 ZPO n.F.) wie beA hat. Derzeit sind Notare über das beA bereits erreichbar.

 

Schutzschriftenregister

Bereits am 1. Januar 2016 wurde gemäß § 945a ZPO das zentrale elektronische Schutzschriftenregister eingerichtet. Schutzschriften können bei diesem Register über das beA hinterlegt werden und erreichen so alle Zivil- und Arbeitsgerichte.

Seit 01.01.2017 sind Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte gemäß § 49c BRAO verpflichtet, Schutzschriften ausschließlich beim elektronischen Schutzschriftenregister einzureichen.

 

Rechtsanwaltskammern

Jede Kammer verfügt ebenfalls über ein beA-Postfach und ist damit über das beA erreichbar.

 

EGVP-Bürgerpostfächer

Seit Juni 2017 ist über das beA der Austausch von Nachrichten mit EGVP-Bürgerpostfächern möglich. Dabei handelt es sich um EGVP-Postfächer, die ohne besondere Voraussetzungen über EGVP-Clients eingerichtet werden können. Über dieses Postfach können keine anderen EGVP-Bürgerpostfächer addressiert werden, aber Gerichte und Anwälte.


Über diese EGVP-Bürgerpostfächer ist eine sichere Kommunikation z. B. mit Ihren Mandanten möglich.

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Welche Dokumente werden darüber verschickt?

Es sollen über das beA (unter Berücksichtigung des Zeitplans zur Einführung) alle Dokumente verschickt werden, die zwischen:

versendet werden.


Dies bedeutet, dass dann die gesamte Post, die jetzt per Post, Gerichtspostfach oder Boten verschickt werden, über beA verschickt werden muss - spätestens ab dem 01.01.2022.


Für Insolvenzverwalter: dies bedeutet, dass spätestens zum 01.01.2022 alle Tabellen inkl. aller Forderungsanmeldungen und der Belege gescannt und in elektronischer Form an das Insolvenzgericht verschickt werden müssen. Hier ist derzeit jedoch noch unklar, wie die Menge der Dokumente bzw. die Größe der Anhänge an das Insolvenzgericht geschickt werden sollen.

 

Für den Versand der Dokumente über beA bestehen Anforderungen:

 

Zu beachten ist, dass die Gerichte nur folgende Dateiformen (bis 31.12.2020) akzeptieren:

 

Es kann jedoch vorkommen, dass einzelne Gerichte auch weitere Dateiformen akzeptieren. Weitere Informationen erhalten Sie auch auf dem Justizportal des Bundes und der Länder.

 

Sie sollten sich rechtzeitig informieren, welche Ihrer Gerichte welche Anforderungen haben und wie diese technisch und organisatorisch umsetzbar sind. Gerne beraten wir Sie dabei, damit Sie einen für Ihren Ablauf optimalen Workflow haben.

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Warum muss ich als Anwalt mit beA arbeiten?

Rechtliche Grundlage für das beA ist das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10. Oktober 2013 (ERV-Gesetz).

Darin hat der Gesetzgeber u. a. auch die BRAK verpflichtet, allen in Deutschland zugelassenen Anwälten ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach einzurichten.

Das ERV-Gesetz selber trat am 01.01.2018 in Kraft, d. h. dann sind alle Gerichte der Zivil-, Arbeits-, Finanz-, Sozial- und Verwaltungsgerichtsbarkeit nach dem ERV-Gesetz für den elektronischen Rechtsverkehr geöffnet.

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Was ist die Aufgabe der BRAK bei der Einrichtung und des Betriebes des beA?

Die BRAK teilte in Ausgaben des Kammerreports mit, dass sie "aufgrund der Verpflichtung des ERV-Gesetzes jedem Anwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach einrichten werde."

Die BRAK hat dieses Postfach natürlich nicht selber entwickelt, sondern es hat eine Ausschreibung gegeben. Details dieser Ausschreibung, sowie ein Pflichen- und Lastenheft sind nicht einsehbar. Die Auschreibung gewonnen hat die Firma Atos, die seitens der BRAK mit der Durchführung beauftragt wurde.

 

Geplant war, neben einer Web-Oberfläche für das Postfach (damit man von überall einfach über einen Browser auf das Postfach zugreifen kann), auch eine Kanzleisoftwareschnittstelle, damit direkt aus den in den Kanzleien verwendeten Fachapplikationen, Dokumente versendet oder zur Akte gespeichert werden können. Letztere ist erst seit Q3 2017 in sehr einfacher Form seitens der BRAK an die Software-Hersteller kommuniziert worden.

 

Die weitere Entwicklung bleibt abzuwarten.

 

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Solange die Erstregistrierung nicht erfolgt ist, kann mir keiner etwas schicken?

Nein! Das Postfach ist seit Freigabe des Webclients durch die BRAK in 2016 für alle Anwälte sichtbar und damit können Ihnen Dokumente zugestellt werden. Dies ist unabhängig davon, ob die Erstregistrierung durchgeführt wurde oder nicht und ergibt sich aus der passiven Nutzungspflicht für jeden Rechtsanwalt, welche seit dem 01.01.2018 greift.

 

Auch, wenn das beA derzeit offline ist, sollten Sie, sofern dies noch nicht geschehen ist, Ihre beA-Karte bestellen und vorhalten für den Fall, dass beA oder eine Alternativlösung online geht.

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Wie erfährt man die Adressen anderer Anwälte oder Gerichte?

Diese sind in einem zentralen Adressbuch in beA hinterlegt. Zusätzlich kann man sich eine Favoritenliste zusammenstellen, damit man die Adressen, an die man öfters Nachrichten über das beA verschickt, schneller findet und auswählen kann.

 

Bitte beachten Sie, dass es zwar eine Zuordnung in der Suchmaske vom Anwalt zu einer Kanzlei gibt, dies aber jedoch KEIN Kanzleipostfach darstellt.

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Welche Haftungsfallen stecken in der Nutzung von beA?

Haftungsfallen gibt es einige, die Sie für Ihre Kanzlei wissen sollten. Diese stellen sich in völlig unterschiedlichen Bereichen Ihrer Kanzlei.

 

Folgende Themen sollten in Ihrer Kanzlei kritisch beleuchtet werden:

 

 

Gerade jetzt, wo beA offline ist, sollten Sie die Zeit nutzen, sich in Ruhe mit diesen Themen zu beschäftigen und Entscheidungen zu treffen.

Hierbei beraten und unterstützen wir Sie als Berater der STP AG gerne. Sprechen Sie uns an.

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Was sollte in jeder Anwaltskanzlei vorgehalten werden bzw. geregelt sein?

Jeder Anwalt sollte mittels der ihm zugeschickten PIN der BRAK seine Zugangskarten (mindestens die beA-Karte Basis für die Erstregistrierung) über die Seite der Bundesnotarkammer https://bea.bnotk.de bestellt haben. Die Bestellung der beA-Karte ist die Grundvoraussetzung, damit der Zugriff auf das Postfach gewährleistet werden kann.

 

Sobald beA wieder online geht, sollte (sofern noch nicht durchgeführt) die Erstregistrierung durchgeführt werden. Passiert dies nicht, kann es sein, dass man Ihnen in Ihr Postfach ein Dokument zustellt, welches eine Frist oder eine sonstige rechtliche Wirkung in Gang setzt. Dieses müssen Sie seit dem 01.01.2018 gegen sich gelten lassen.

 

Zudem sollten sie die Abläufe für

geplant haben, damit die Nutzung des Postfachs reibungslos funktionert und Sie nicht in eine Haftungsfalle geraten. Diese Themen betreffen sowohl die organisatorischen, wie auch technische und rechtliche Belange, so dass die Lösungen nicht immer einfach sind, sondern ggf. eine intensivere Betrachtung und Entscheidung benötigen.

Hierbei beraten wir Sie gerne, damit Sie Ihre Haftungsfallen kennen und wissen, was auf Sie zukommt.

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Gibt es ein Kanzleipostfach?

Nein, das beA ist an den einzelnen, in Deutschland zugelassenen Anwalt gekoppelt. Dies ist eine gesetzliche Vorgabe. Diese Koppelung ist auch unabhängig von der Kanzleiorganisation und der Rechtsform - auch bei der GmbH.

 

Eine Weiterleitung aller Nachrichten an ein anderes Postfach ist nicht möglich. Bei Zugehörigkeit zu mehreren Kanzleien gibt es trotzdem (wegen der Koppelung an den Anwalt) nur ein Postfach. Es besteht jedoch bei der Einrichtung des beA die Möglichkeit, sich ein "virtuelles" Kanzleipostfach durch Vergabe bestimmter Rechte darstellen zu lassen.

 

Zwar ist in der Suchmaske bei der Adressauswahl einer Nachricht das Feld "Kanzlei" vorhanden. Dies ist jedoch nur ein weiteres Suchkriterium und hat nichts mit einem Kanzleipostfach zu tun.

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Erlischt das beA?

Ja, mit Verlust der Zulassung oder Rückgabe der Zulassung, wird das Postfach durch die BRAK gesperrt bzw. gelöscht. Dasselbe gilt bei Tod eines Anwaltes.

 

Hier muss durch entsprechende Rechtevergabe sichergestellt sei, dass zumindest die noch im Postfach befindlichen Nachrichten, heruntergeladen werden können.

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Wie kann ich auf das beA zugreifen?

Derzeit gar nicht. Das beA ist offline und es ist - Status heute - unklar wie mit den gefundenen Sicherheitsmängeln umgegangen werden soll.

 

Sobald das beA wieder online geht, werden voraussichtlich folgende Funktionen wieder verfügbar sein:

 

Zugriff erfolgt über

 

 

Ein Zugriff über ein Smartphone oder ein Tablet ist derzeit technisch nicht möglich.

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Wer hat mit welchen Rechten Zugang zu welchem Postfach?

Jeder Anwalt kann für sein eigenes Postfach festlegen, wer welche Rechte dafür haben soll. Es gibt für die Nutzung des Postfachs über den Webclient der BRAK ein Vertretungssystem. Darin sind sowohl die Vertretungsbefugnisse von anderen Anwälten mit einem eignenen beA, als auch die Befugnisse der Mitarbeiter geregelt.


Jeder Anwalt kann somit festlegen, welcher Anwalt ihn vertritt und dies entsprechend auf dem Webclient einrichten. Eine automatische Weiterleitung aller Nachrichten an ein anderes Postfach ist nicht möglich.

 

Ähnliches gilt für die Mitarbeiter und deren Zugriffsmöglichkeiten. Dieses wir über die Mitarbeiter-Chipkarte oder das Mitarbeiterzertifikat gelöst. Beides kann auch über https://bea.bnotk.de/ bestellt werden.

 

Für die unterschiedlichen Softwarelösungen gibt es auch unterschiedliche Vorgehensweisen, die Ihnen von den Herstellern mitgeteilt bzw. geschult werden.

Die von der BRAK in 2017 bereit gestellte Kanzleisoftwareschnittstelle soll langfristig auch diese Rechte an die dahinter stehende Kanzleisoftware weitergeben.

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Was muss dafür in der Kanzlei organisiert werden?

In jeder Kanzlei muss festgelegt werden:

 

Diese Organisation ist idR aufwendig, da der komplette Prozess des Posteingangs, der Speicherung und Weiterleitung der Dokumente und Nachrichten, der zu leistendenen Signatur und des Postausgangs hinterfragt und geregelt werden müssen. Andernfalls ergeben sich unter Umständen Probleme bei der Zustellung, die Haftungssituationen beinhalten könnten.

 

Zudem steht langfristig in jeder Kanzlei die Entscheidung an, ein Dokumentenmanagementsystem zu verwenden, damit die unternehmerischen Kosten nicht durch ein Parallel-System steigen (also Papier und digitale Post).

 

Diese Entscheidungen sind sehr individuell, d. h. es gibt keinen Standard. Aufgrund des digitalen Mediums können auch Arbeitsabläufe erleichtert werden und die drohenden Haftungsfragen und rechtlichen Szenarien müssen ausgeschlossen werden.

Hierbei sind steht Ihnen die STP AG mit ihren Beratern gerne zur Verfügung.

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Voraussetzung für Dokumente im beA

Für die zu versendenden Dokumente gelten Vorschriften - teilweise sind die je nach Bundesland unterschiedlich. Hier sind u.a. folgende Themen zu beachten:

 

Die Dokumente müssen vom Anwalt signiert sein, so, wie Sie jetzt auch signieren (Schriftsatz und ggf. weitere Signaturen auf Anlagen). Sofern eine Mitarbeiterin oder ein anderer Anwalt die Nachrichten mit diesen Dokumenten versendet muss zwingend diese qualifizierte elektronische Signatur vorhanden sein.

 

Seit dem 01.01.2018 gilt jedoch für die Versendung der Nachrichten und Dokumente durch den Anwalt selber aus seinem eigenen Postfach, dass es keine weitere qualifizierte elektronische Signatur auf den Dokumenten geben muss. Hier reicht die einfache Signatur (Registrierung im Postfach aus).

 

Der Umgang mit der eingehenden Nachricht und einem empfangenen Dokument mit einer Signatur muss zudem auch geregelt sein, denn diese ist als separate Datei in der beA-Nachricht vorhanden. Hier müssen organisatorische Entscheidungen getroffen werden, wie damit umgegangen werden soll.

 

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Ab wann werden elektronische Empfangsbekenntnisse über das beA verschickt?

Ab dem 01.01.2018 sollten die elektronischen Empfangsbekenntnisse direkt über das beA verschickt werden können. Dies war bereits im Dezember 2017 vor der Offline-Schaltung des beA möglich.

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Wie wird unterschrieben?

Unterschrieben wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Diese Datei ist rechtlich gesehen die Unterschrift des Anwaltes.

 

Die Signaturkarte sollte immer nur im Besitz des jeweiligen Anwaltes sein und aus Haftungsgründen niemals weitergegeben werden.

 

Die Signatur ist eine eigene Datei, die identisch heißt, wie die Datei, zu der sie gehört. Wird an dem Dokument, welches signiert wurde, etwas geändert, erlischt die Gültigkeit der Signatur. Es reicht, den Namen der Datei zu ändern.

In der Signaturdatei sind z. B. Informationen enthalten, wer wann das dokument signiert hat, wer die Signatur ausgestellt hat (also welches Trust-Center), ob die Signatur gültig ist, etc..

 

Die Signaturdatei gehört also zwingend zum Dokument.

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Was ist mit EGVP?

Konkrete Informationen dazu sind derzeit nicht vorhanden. Geplant war bisher, dass EGVP am 13.02.2018 eingestellt wird. Vom 01.01.2018 bis inkl. 13.02.2018 sollte ein Parallelbetrieb von beA und EGVP stattfinden.

 

Nach der Abschaltung des beA am 23.12.2017 ist jedoch - Status heute - unklar wie es weitergehen soll. Bisher teilte die BRAK mit, dass es bei der Abschaltung des EGVP bleiben soll - allerdings ist der Parallelbetrieb gerade bis Mitte Mai 2018 verlängert worden.

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Können Signaturkarten, die für EGVP benutzt wurden in beA verwendet werden?

Ja, das kann man entsprechend einstellen.

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Was passiert mit dem Online-Mahnverfahren nach der Offline-Stellung?

Hierzu teilte die BRAK folgendes mit:

 

"Für das automatisierte Mahnverfahren gilt ab dem 1.1.2018 nach dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs (BGBl. 2017 I 2208) eine erweiterte Nutzungsverpflichtung.

Es ist möglich, die erweiterte Nutzungspflicht ohne das beA zu erfüllen, denn das automatisierte Mahnverfahren sieht auch die Möglichkeit der Einreichung in Papierform über das sogenannte Barcode-Verfahren vor. Ebenso ist es möglich, einen EGVP-Bürger-Client oder ein EGVP-Drittprodukt zu nutzen, um Mahnanträge in elektronischer Form einzureichen. Des Weiteren kann die Einreichung ab dem 1. Januar 2018 per DE-Mail erfolgen.

Der EGVP-Bürger-Client soll noch bis mindestens zum 13.2.2018 zur Verfügung stehen.

Bitte beachten Sie, dass die Signaturfunktion des EGVP-Bürger-Clients eine Nachrichtensignatur (sogenannte Containersignatur) anbringt, die ab dem 1.1.2018 im Anwendungsbereich der ERVV unzulässig ist (zu § 4 ERVV siehe auch die Erläuterungen im beA-Newsletter 46/2017 vom 16.11.2017).

 

Da aber nach Auskunft der Koordinierungsstelle für das automatisierte Mahnverfahren die ERVV hier nicht anwendbar ist, kann die vom EGVP-Bürger-Client erzeugte Containersignatur für das automatisierte Mahnverfahren auch im Jahr 2018 weiterhin verwendet werden."

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Was passiert, wenn Nachrichten im beA nicht "abgeholt" werden?

Da es ab dem 01.01.2018 eine passive Nutzungspflicht der Anwälte für ihr beA gibt, sind Sie als Anwalt verpflichtet, regelmäßig Ihr beA auf Posteingänge zu prüfen.

 

Alle an Ihr beA geschickten Dokumente gelten als zugestellt und entfalten rechtliche Wirkung.

 

Um Haftungsfalle auszuschließen, sollten Sie hier regelmäßig Ihr beA prüfen. Das kann man durch die Einrichtung einer E-Mail-Adresse erleichtern. An diese wird eine Nachricht geschickt, wenn Sie einen Posteingang haben.

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Lagere ich meine Dokumente dann immer im beA?

Nein, es ist nur Ihr elektronischer „Briefkasten“, keinesfalls Ihr Aktenschrank.

 

Die Dokumente müssen dort herausgeholt werden und auf Ihrem System gespeichert werden und "entzippt" werden (Alle Nachrichten sind in einer Zi-Datei zusammengefasst.).

 

Hier ist eine Entscheidung notwendig, wie weiter mit den Dokumenten, Anhängen und Signaturen umgegangen werden soll, also ausdrucken und in die Papierakte ablegen oder in ein Dokumentenmanagementsystem übergeben.

 

Auch diese Abläufe beinhalten viele Entscheidungen technischer, organisatorischer und rechtlicher Art. Hierbei steht Ihnen die STP AG mit ihren Beratern gerne zur Verfügung.

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Was passiert, wenn das zuständiges Gericht Dokumente per beA haben möchte?

Solange beA offline ist, wird diese Forderung nicht erfüllbar sein (wenn nicht ggf. EGVP weiter online bleibt und Sie darüber verschicken können).

 

Alle Gerichte und auch das Bundesjustizministerium sind informiert über die Abschaltung des beA. Sie werden über die weiteren Schritte durch die BRAK auch informiert bleiben.

 

Wenn beA wieder online geht, dann müssen Sie die Unterlagen an dieses Gericht per beA verschicken.Eine Versendung einer Nachricht an ein Gericht über beA erfolgt analog einer Nachricht an einen Anwaltskollegen.

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Was für Signaturkarten können verwendet werden?

Die BRAK bietet folgende Karten an:

 

Wenn Sie schon eine Signaturkarte haben, die den Anforderungen für eine qualifizierte Signatur genügt, dann müssen Sie nur die beA-Karte Basis bestellen, damit Sie sich am Postfach registrieren und täglich anmelden können.

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Was muss man bei Kartelesegeräten beachten?

Das kommt darauf an, wie Ihre technischen Voraussetzungen in der Kanzlei sind. Hier können keine allgemeine Empfehlungen getroffen werden.

 

Alle Kartenlesegeräte, die die Zulassung für Gruppe 3 haben, können benutzt werden für die qualifizierte elektronische Signatur.

 

Vor der Anschaffung ist zu prüfen, ob Sie ggf. besondere Geräte benötigen, die für Kanzleilösungen geeignet sind. Deshalb sollten bei der Anschaffung vorher mit Ihrer IT Kontakt aufnehmen.

 

Die BRAK empfiehlt auf ihrer Seite folgende Kartenlesegeräte, die alle terminalserverfähig sind und Treiber für unterschiedliche Betriebssysteme haben:

 

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Was für Signaturprogramme können verwendet werden?

Ein separates Signaturprogramm dient zur Erzeugung von qualifizierten elektronischen Signaturen (qeS). Unter dem unten stehenden Link finden Sie den kompletten Verzeichnisdienst der Bundesnetzagentur:

http://www.nrca-ds.de/

 

Es kann sein, dass Sie eine Signatursoftware benötigen, z. B. wenn Sie außerhalb des beA signieren möchten (z. B. weil Sie sich nicht in der Kanzlei aufhalten oder große Mengen an Dokumenten signieren müssen).

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Wie gut muss die Internetverbindung sein?

Die BRAK schlägt vor:

 

Dies ist nur ein Vorschlag. Je nach Anzahl der Mitarbeiter in der Kanzlei können größere Volumen notwendig sein. 

 

Entscheidend hierbei ist aber die Upload- und nicht die Download-Rate

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Welche Dateiformate können verschickt werden?

Für die Kommunikation mit der Justiz sehen die entsprechenden Verordnungen der Länder bestimmte Dateiformate vor.

 

Das beA selbst schränkt die versendbaren Dateiformate nicht ein. Allerdings werden beim Hochladen bestimmter kritischer Formate (Schadsoftware), wie z.B. *.exe, *.com, *.bat, *.cmd, *.Ink im beA Warnmeldungen ausgegeben.

 

Alle Dateien werden auf dem Computer des Absenders automatisch ver- und erst wieder beim Empfänger entschlüsselt. (End-to-End-Verschlüsselung).

 

Hinweis: Es gibt keine Virenprüfung im beA!

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Wie groß dürfen die Anhänge sein?

Das beA selbst sieht keine Volumenbegrenzung für Nachrichten vor. Allerdings wird von Seiten der Justiz nur ein bestimmtes Datenvolumen für den Versand bei einer Nachricht akzeptiert. Dieses liegt aktuell bei maximal 100 Anhängen pro Nachricht, die insgesamt 30 MB (zuletzt 60 MB) umfassen dürfen.

 

Hinweis: die Signaturdatei zählt als einzelne Datei!

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Wie erfolgt der Nachweis des Versandes an einen Kollegen oder an das Gericht?

Bei einer Nachricht innerhalb des beA-Systems, werden die Sende- und Empfangsinformationen in den jeweiligen Journalen im beA gespeichert.

 

Zudem können Sie sich eigene Berichte konfigurieren , die Ihnen statistische Auswertungen ermöglichen

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Ist eine Weiterleitung der Daten an den Mandanten möglich?

Nein, dies ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. In beA erfolgt eine sog. End-to-End-Verschlüsselung. Zudem kann nur in über beA mit dem darin hinterlegten Personenkreis kommuniziert werden.

 

Die Nachrichten und Anhänge können aber exportiert und dann weitergeleitet werden.

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Kann ein Zugriff auch über mobile Geräte erfolgen?

Nein, dies ist in der ersten Stufe der Umsetzung nicht möglich. Es fehlt die Anbindung an das Kartenlesegerät.

Die Planung beinhaltet jedoch eine solche Nutzung.

 

Eine Ausnahme hier bildet ein Windows-Tablet, welches über mindestens einen USB-Anschluss und die Möglichkeit der Treiberinstallation für das Kartenlesegerät verfügt.

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Datenschutz

Die Server der BRAK stehen in Deutschland und unterliegen damit dem deutschen Datenschutzrecht.

 

Inwieweit die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), deren Übergangsfrist im Mai 2018 ausläuft, bereits berücksichtigt ist, ist derzeit unklar.

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Datensicherheit

Die Server der BRAK sind mit einer 256-BIT-Verschlüsselung gesichert.

 

Die BRAK beA jedoch wegen Sicherheitsmängeln u.a. bei der Verschlüsselung vom Netz genommen. Es muss also davon ausgegangen werden, dass hier Veränderungen anstehen.

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Wer finanziert beA?

Alle Anwälte über eine Erhöhung des Kammerbeitrages.

Für die Entwicklung des beA und die Bereitstellung der technischen Voraussetzungen erhebt die BRAK für die Jahre 2014 und 2015 zusammen einen Beitrag von 63 Euro pro Rechtsanwalt, der 2015 von den Rechtsanwaltskammern mit dem normalen Kammerbeitrag eingezogen wird.

Die Kammern finanzieren diesen Beitrag unterschiedlich . Hier werden teilweise eine Erhöhung der Mitgliedsbeiträge, teilweise eine Umlage und teilweise ein Rückgriff auf das Vermögen der jeweiligen Kammer zum Tragen kommen.

Die Beschlüsse werden in den jeweiligen Kammerversammlungen durch die Mitglieder gefasst. Über die Beitragshöhe in den Folgejahren entscheiden die Rechtsanwaltskammern voraussichtlich im Frühjahr 2016.

 

Die beA-Karte Basis kostet 29,90 EUR zzgl. USt.

Die beA-Karte Signatur kostet 49,90 EUR zzgl. USt.

Die Mitarbeiter-Chipkarte kostet 12,90 EUR zzgl. USt.

Das Zertifikat für Mitarbeiter kostet 4,90 EUR zzgl. USt.


Dazu kommen die Kosten für die Kartenlesegeräte.

Es können zudem individuelle Folgekosten durch die Anpassung der Arbeitsabläufe an eine digitale Aktenführung, z.B. Lizenzkosten für zusätzliche Arbeitsplätze der genutzten Kanzleisoftware, Hardwarekosten, Erhöhung des Internetzugang, Schulungskosten entstehen.

Im Gegenzug werden z.B. Porto- und Papier-/Tonerkosten, Kosten für Büromaterial etc. eingespart.

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Rechnet sich das für den Anwalt?

Ja, wenn beA umfassend genutzt wird, dann rechnet sich das für jede Kanzlei, die eine regelmäßige Kommunikation mit anderen Anwälten und Gerichten hat, da das Porto wegfällt.

 

Wenn die Kanzlei konmplet digital arbeitet, fallen zudem weitere unternehmerische Kosten weg, wie z. B.:

 

Bei individuellen und optimierten Arbeitsabläufen der Kanzlei mit einem Dokumentenmanagementsystem, welches z. B. auf die Kanzlei und die darin vorhanden Rechtsgebiete und Organisationsform abgestimmte Worksflows hat, sinken die unternehmerischen Kosten erheblich.

 

Sollten Sie Fragen zur Implementierung habe und wie man ein Dokumentenmanagementsystem, wie z. B. LEXolution.DMS.Pro effizient einsetzen kann, stehen wir Berater der STP AG Ihnen gerne zur Verfügung.

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Langfristige Planung der Kanzlei bei der Digitalisierung

Auch, wenn beA jetzt erst einmal offline ist - es wird keinen Weg zurück geben. Es gibt einen gesetzlich verbindlichen Auftrag für ein elektronisches Anwaltspostfach und die Digitalisierung ist auch in einer Kanzlei nicht mehr aufzuhalten.

 

Langfristig sollte sich gerade jetzt jede Kanzlei damit beschäftigen, wie sie in 5-10 Jahren arbeiten möchte und welche Hilfsmittel dafür zur Verfügung stehen, die das Arbeiten in einer mehr und mehr vernetzten Welt erleichtern und ggf. automatisieren.

 

Jetzt sollten Sie sich entscheiden, ob die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie z. B. LEXolution.DMS.Pro sich für Ihre Kanzlei rechnet. Hierbei unterstützen wir Sie gerne und zeigen Ihnen auf, welche Potenziale in Ihrer Organisation stecken.

 

Wenn Dokumente nach Einführung von beA ausgedruckt werden, dann erfolgt das zu Ihren Lasten, denn die Ressourcen dafür kommen aus Ihrem Haus und führt zu einer Steigerung der unternehmerischen Kosten. Zudem ist dies eine erhebliche Fehlerquelle, weil es eine doppelte Aktenführung bedeutet. Die Kosten werden noch gesteigert, wenn Ihre Mandanten und das Gericht digital arbeiten und von Ihnen ebenfalls die Kommunikation in digitaler Form fordern.

 

Hier sollten Sie für eine langfristige Planung und die Umstellung auf ein elektronisches Büro Beratung in Anspruch nehmen.

 

Wir von der STP AG im Bereich Consulting & Training | Professional Services sind spezialisiert auf die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und die Optimierung der damit verbundenen Arbeitsabläufe. Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei Ihrem Einstieg in die digitale Postbearbeitung. Sprechen Sie uns an und nutzen Sie die Zeit, bis beA wieder online geht und vollumfänglich zu nutzen ist!

 

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Stand der FAQ:          09.01.2018

Herausgeber:            STP Informationstechnologie AG (Team Consulting & Training | Professional Services)